Dokumentarkiv

Last opp filer

I det nye dokumentarkivet får du en ny fleksibel måte å laste opp filer på. Alt du trenger å gjøre er å trykke på mappen du ønsker å laste opp nye filer i, og deretter bruke “dra og slipp”-metoden. Se demonstrasjon nedenfor:

Finn mappen på din lokale datamaskin hvor filene du ønsker å laste opp befinner seg. Når du har filene klare merker du filene med musepekeren. Når filene er markert som på bilde ovenfor drar du dem enkelt over i Webofficeone og slipper dem, da kopieres de markerte filene dine seg inn i dokumentarkivet ditt.

Verktøylinjen

For å vise verktøylinjen markerer du et dokument med en avhuking. Se demonstrasjon nedenfor:

Åpne / last ned – Gir deg mulighet til å vise dokumentet eller så kan du lagre det lokalt på din datamaskin.
Rediger – Vil åpne Office- og Proweb dokumenter for redigering. Bildefiler kan ikke redigeres i nettleseren din og vil åpnes i en ny fane.
Send / del – Du kan sende dokumentet som en lynmelding internt til en av dine kolleger, eller du kan sende det som et vedlegg i en e-post.
Egenskaper: Her kan du endre navn på filen, legge til beskrivelse, velge hvilke brukergrupper som har tilgang til filen,  hente opp tidligere versjon av fil. Se demonstrasjon nedenfor:

 

Office-dokumenter

I det nye dokumentarkivet trenger du ikke lenger Office på din lokale maskin, eller som et tillegg i nettleseren din for å lage og redigere Office-dokumenter. Vi har et program som kjører i Webofficeone som lar deg gjøre alt dette på nett.

Når du er ferdig med å gjøre endringer i Office-dokumenter tar det ca 10. sekunder fra du lukker dokumentet til det er ferdig lagret i dokumentarkivet.

For å lage ditt eget Word- og eller Excel-dokument trykker du på knappen “Ny”. Skriv inn filnavn og velg “Opprett”. Se demonstrasjon nedenfor:

 

Når dokumentet er opprettet kan du åpne det for redigering ved å trykke på det én gang. Du kan nå begynne å jobbe med dokumentet. Dette dokumentet kan sendes som et vedlegg i e-post, ref punktet om verktøylinjen og “Send / del”. Når du er ferdig med å gjøre endringer i Office-dokumenter tar det ca 10. sekunder fra du lukker dokumentet til det er ferdig lagret i dokumentarkivet. Editoren kan du se i demonstrasjonen nedenfor:

Det samme gjelder for Excel-dokumenter. Trykk på knappen “Ny”, velg Excel-dokument. Når du er ferdig med å gjøre endringer i Office-dokumenter tar det ca 10. sekunder fra du lukker dokumentet til det er ferdig lagret i dokumentarkivet. Editoren for Excel kan du se i demonstrasjonen nedenfor:

Ved redigering av store Office-dokumenter med tunge formateringer anbefaler vi å laste ned dokumentet for å redigere lokalt. For å laste ned dokumentet markerer du dokumentet og trykker “Åpne/last ned”. Når dokumentet er ferdig redigert så lagrer du dokumentet lokalt på din datamaskin, og deretter kan du laste dokumentet opp til dokumentarkiv igjen. Dersom dokumentet har samme navn skal du få spørsmål om du vil laste opp en ny versjon av filen. Trykk da “Ny versjon” dersom du vil overskrive filen.

Nyhetsbrev

I dokumentarkivet har vi en egen dokumenttype “Proweb Dokument”. Proweb dokument er et tekstdokument med støtte for HTML, Internal og Inline CSS og det er dette vi benytter til å lage nyhetsbrev.

Det er viktig å tenke på hvordan nyhetsbrevet ser ut på forskjellige enheter og vi anbefaler at det lages et nyhetsbrev som støtter dette. Ønsker du å lime inn kildekoden i et Proweb dokument kan du gjøre det på følgende måte:

I dokumentarkivet trykker du på “Ny” øverst på verktøylinjen og velger “Nytt Prowebdokument”. Dette vil åpne dokumentet og du kan deretter trykke på “Verktøy” og “Kildekode”. Se demonstrasjon nedenfor.

Når du har åpnet panelet for kildekode kan du lime inn koden din.

Lages malen riktig og med støtte for flere enheter vil den tilpasses slik som i demonstrasjonen nedenfor:

 

Rettigheter

Rettigheter kan settes på dokumenter og mapper. I Webofficeone har vi brukergrupper som tildeles brukere av løsningen. Disse gruppene kan brukes til å begrense eller utvide hvilke deler av dokumentarkivet brukere av løsning har lov til å se og gjøre endringer på.

Rettigheter er delt opp i tre kategorier:

• Rediger (Kan se dokument / mappe og gjøre endringer)
• Les (Kan se dokument / mappe men ikke gjøre endringer)
• Ingen tilgang (Kan hverken se eller gjøre endringer på dokument / mappe)

Rettighet settes opp ved å gjøre en avhuking på mappe eller dokument og deretter trykke på “Egenskaper”.

Hvis du nå er i oversikten i “Tilgangskontroll” kan du se en oversikt over standard grupper med tildelt tilgang. Ønsker du å begrense tilgang kan du gjøre det ved å trykke på “Fjern”. Om du vil endre på tilgangen gjør du det i nedtrekslisten ved siden av.

Du kan opprette dine egne grupper fra kontrollpanelet. (Kontrollpanel > Tilgangskontroll > Grupper) Husk å gi medlemskap til de brukerne som skal ha det.

For å legge til en ny gruppe med rettighet trykk på “Legg til” og velg gruppen din. Når du er ferdig trykker du på “Lagre”.

 

Gjenopprette versjon av dokument

Hvis du har gjort en endring som har ført til at dokumentet ditt er ødelagt, eller du skulle ønske du hadde den forrige versjonen tilgjengelig fra før du lagret, fortvil ikke, du har nemlig mulighet til det. Hvis du leste forrige avsnitt så er fremgangsmåten noe av det samme. Huk av på dokumentet det gjelder (ikke mappe) og velg “Egenskaper”.

Deretter går du til “Versjoner”. Her vil du se oversikten over alle tidligere versjoner av dokumentet ditt. De tre ikonene markert med rødt gir følgende muligheter:

• Slett (papirkurv)
• Lagre versjon som nytt dokument (diskett)
• Se på versjon (øyet)

Har du en fil lagret lokalt som du ønsker å laste opp som ny versjon kan du enten bruke “dra og slipp”-metoden, eller du kan trykke på “Last opp ny versjon” og navigere deg frem til riktig dokument.

 

Etiketter