Ny e-post

 

Vinduet for ny e-post vil være gjenkjennelig fra andre e-postklienter du har benyttet tidligere. Klienten vår vil derimot kunne tilby noen ekstra funksjoner som vil være med på å gjøre e-postbehandling mye mer effektivt med enklere håndtering i forhold til hva du har vært borti tidligere.

Når du begynner å skrive inn navn eller e-postadresse til personen du skal sende e-post til vil CRM automatisk foreslå mottaker for deg basert på bokstavene du skriver inn i “til-feltet”. Kriteriet for at dette skal fungere er at det ligger opprettet en kontakt i din CRM med den e-postadressen du ønsker å sende til.

På verktøylinjen i bunnen av bilde nedenfor vil du se to knapper som heter “Oppfølging” og “Arkivér”. Når du sender e-posten din vil den kunne bli arkivert direkte i CRM under kontakten / firmaet den tilhører slik at du enkelt kan finne denne igjen ved et søk i din CRM. Bruker du Webofficeone på riktig måte vil alt av korrespondanse mellom deg og din relasjon bli godt ivaretatt på riktig sted.

Neste menypunkt:

• Fargekoder e-post

 

 

 

 

Fargekoder e-post

 

Etter at e-post har blitt liggende i innboksen din vil de etterhvert bli markert med forskjellige fargekoder for å indikere hvor lenge de har ligget i innboksen din uten at de har blitt arkivert.

– Hvit: Du har nylig mottatt e-post
– Gul: E-post har blitt liggende i 3-7 dager
– Oransje: E-post har blitt liggende i 8-14 dager
– Rød: E-post er eldre enn 14 dager

Hensikten for arkivéring av e-post er å holde innboksen ryddig og ikke minst dele informasjon mellom brukere i  CRM. Arkivért e-post er alltid søkbart og ligger knyttet til kontakten som er lagret med e-postadressen du mottok e-post fra.

Neste menypunkt:

• Arkivéring av e-post

 

 

 

Arkivéring av e-post

 

Arkivéring av e-post er det viktigste verktøyet du har i e-postklienten i Webofficeone. Det du oppnår ved bruk av denne funksjonen er:

– Effektiv håndtering av e-post
– Enkelt for dine kolleger å søke opp e-postkorrespondanse og fortsette arbeidet der du slapp
– Ryddig innboks og du slipper å tenke tilbake om du har behandlet e-posten
– Egen side for en fullstendig oversikt over alle dine arkivérte e-post
– Enkelt å se e-posthistorikk ved behov – Søk i CRM og du finner all e-post relatert til den aktuelle kontakten
– Opprett oppfølging på den arkiverte e-posten med mulighet for påminnelse (kalendervarsling når oppfølgingen nærmer seg)

 Neste menypunkt:

• Send e-post til kollega via internmelding

 

Hvis det ikke står noe navn / firmatilhørighet ved arkivering betyr det at du ikke har noen kontakter i din CRM som har den e-postadressen tilknyttet et kundekort. Du kan opprette en kontakt eller et firma direkte fra e-post “Ny kontakt” / “Nytt firma” og du kan arkivere med en gang kontakten er opprettet. Vil du arkivere e-posten flere steder trykker du på “Søk” rett ved siden av “Arkivér” og du kan arkivere e-posten på feks: Kontaktperson, Firma, Oppdrag, Salgscase eller Prosjekt.

 

 

 

Send e-post til kollega via internmelding

 

Å kunne sende e-post til kollega via internchat-funksjonen vår gjør det enklere å dele e-postkorrespondanse og du slipper å videresende e-post. E-posten sendes ved å trykke på “Send melding”-ikonet. Når denne handlingen utføres velger du hvilken bruker av Webofficeone du ønsker å sende den til, og du kan legge til en kort beskjed og sende den avgårde. Din kollega vil få opp et popup-vindu og kan derfra trykke på e-postikonet for å åpne e-posten.

Neste menypunkt:

• Ny POPkonto – Koble e-postkontoen din til Webofficeone

 

Når meldingen sendes vil den også bli arkivert og den kan søkes opp i CRM ved behov.

 

 

 

Ny POP-konto – Koble e-postkontoen din til Webofficeone

 

POP-konto gjør det mulig for deg å koble e-postkontoen din opp mot Webofficeone slik at du kan laste ned og lese alt av innkommende e-post i løsningen din. Nedenfor finner du fremgangsmåte for å oppnå dette.

Neste menypunkt:

• Exchange Synkronisering

1. Gå til E-postmodul > Trykk på tannhjulet nederst i høyre hjørne > Trykk på Legg til ny POP-konto.

—

 

2. Hvis du benytter ekstern e-postleverandør vil de kunne gi deg informasjonen du trenger for å sette opp en POP-konto. Dersom oppsettet ditt krever sikker kryptering (SSL / Port: 995) kan du gjøre en avhuking for å aktivere dette (se rød markering i bilde nedenfor). Noen e-postleverandører krever at du bruker et eget brukernavn istedet for e-postadresse, dette vil du få opplyst av din leverandør dersom det er påkrevd. Når du har fylt inn alle felter kan du trykke på “Lagre”.

La meldinger ligge på serveren betyr at du kan konfigurere POP-kontoen din slik at du kan lese e-post i flere klienter samtidig, som for eksempel på din mobiltelefon. Da setter du en avhuking på “La meldinger ligge på serveren” og du setter opp sletting etter feks. 1 dag. E-post vil aldri slettets direkte fra innboksen din og kan kun gjøres manuelt, det den sletter er e-post som allerede er lastet ned og som fremdeles befinner seg på serveren.

 

 

 

Exchange Synkronisering

 

Ønsker du å opprette en Exchange synkronisering er du nødt til å kontakte vår support-avdeling for å aktivere dette. Når tjenesten er aktivert og du har fått utlevert opplysninger vdr oppsett av Exchange av din leverandør kan du gjøre følgende.

Neste menypunkt:

• Delt POP-konto – Dele bedriftskonto (post@, salg@, faktura@)

1. Gå til E-postmodul > Trykk på tannhjulet nederst i høyre hjørne > Trykk på Legg til Exchange.

–

 

2. Du skal nå fylle inn informasjonen du har fått av din e-postleverandør. Vi anbefaler at du ikke velger å synkronisere kontaktene dine da dette kan skape duplikate kontaktpersoner i CRM dersom de eksisterer fra før, om du velger å synkronisere kontakter likevel kan de gjøres “private” ved en avhuking og da er det kun du som ser de. Dette kan skape problemer så dersom du er usikker på hva du skal velge kan du velge å ikke synkronisere kontakter.

Når synkroniseringen er opprettet, etter at du har lagret vil det ta en liten stund før e-post og kalenderhendelser kommer inn i Webofficeone. Skulle du få opp en feilmelding som sier at den ikke kunne koble til Exchange kontoen din, kan du ta kontakt med vår support-avdeling og vi vil hjelpe deg med dette. Dersom synkroniseringen ikke har startet innen 3 timer og du ikke får opp en feilmelding, kan du kontakte oss så skal vi undersøke hva som har skjedd, som regel kan det være et stort antall kalenderhendelser som gjør at det tar lengre tid enn normalt, dette kalles førstegangssync.

 

 

Delt POP-konto – Dele bedriftskonto (post@, salg@, faktura@)

 

Delt POP-konto settes opp på samme måte som en vanlig POP-konto, forskjellen mellom de to er at du har mulighet for å dele en delt POP-konto med andre brukere av Webofficeone. Dette velger du som vist på bilde nedenfor.

Neste menypunkt:

• Mapper (privat e-post)

1. Gå til Kontrollpanel > Trykk på E-post > Trykk på Delte POP-kontoer > Ny delt POP-konto.

 

2. Hvis du benytter ekstern e-postleverandør vil de kunne gi deg informasjonen du trenger for å sette opp en POP-konto. Dersom oppsettet ditt krever sikker kryptering (SSL / Port: 995) kan du gjøre en avhuking for å aktivere dette (se rød markering i bilde nedenfor). Noen e-postleverandører krever at du bruker et eget brukernavn istedet for e-postadresse, dette vil du få opplyst av din leverandør dersom det er påkrevd.

 

3. For å legge til brukere som skal ha tilgang til den delte POP-kontoen kan du gå til fanen “Brukere” og velge utifra listen.

 

Når du er ferdig kan du trykke på “Lagre”. Om du nå går til E-postmodulen og trykker på “Innboks” vil den åpne en oversikt over alle mappene dine. Den delte POP-kontoen vil du kjenne igjen med navnet du ga den og at mappen er markert med grønt.

 

 

 

Mapper (privat e-post)

 

Noen e-post er ikke ment å deles og trenger nødvendigvis ikke arkiveres slik at den er synlig for andre brukere av Webofficeone. Har du behov for å flytte privat e-post kan du gjøre det på følgende måte.

Gå til e-postmodulen og trykk “Ordne mapper”, der kan du velge å opprette en ny privat mappe hvor du enkelt kan flytte e-post ved behov.

 

Husk å refreshe nettleseren din etter at mappen er opprettet (to grønne piler ved siden av e-postmodulen, eller benyttt F5 på tastaturet).

For å flytte en eller flere e-post til denne mappen kan du gjøre en avhuking på de e-postene det gjelder og velge “Flytt merkede” og du kan velge mappen du nettopp opprettet.

 

 

 

Søkeord

 I e-postmodulen vår har vi noen søkeord som kan hjelpe deg hvis du for eksempel har ulest e-post men du vet ikke hvor den ligger.

Her er noen eksempler på hvordan du skriver inn disse søkeordene og hvilke søkeord du kan benytte:

is:unread – Denne vil vise deg alle uleste e-post slik at du kan merke de som lest.
has:attachment – Viser e-post med vedlegg.
is:read – Viser alle leste e-post.
body:[søkeord] – Lar deg søke på spesifikke søkeord i en e-post.
subject:[søkeord] – Lar deg søke på e-post emne.
from:[søkeord] – Lar deg søke på e-post fra en bestemt avsender.
to:[søkeord] – Lar deg søke på e-post sendt til en bestemt avsender.
after:[01.07.2015] / before:[08.07.2015] – Lar deg søke på e-post før / etter en bestemt dato.

Tilbake til meny