Ny faktura – Hvordan fakturere

 

Fakturere i Webofficeone er kjempe enkelt og det trenger ikke ta lang tid fra du har opprettet fakturaen til kunde har mottatt den. Følg fremgangsmåten nedenfor og du vil lære deg hvordan du oppretter faktura og hvordan du effektuerer den.

Neste menypunkt:

• Produkter

1. Gå til fakturamodulen og trykk på faktura igjen i menyen til venstre rett under “Dashboard”. Trykk deretter på “Ny faktura”.

 

2. Du har nå kommet til en åpen faktura. Neste steg vil være å skrive inn et kundenummer eller kundenavn for å velge hvilken kunde som skal motta fakturaen. Webofficeone sin fakturaklient fungerer slik at du på forhånd kan bestemme hvilken informasjon som skal dukke opp når du velger fakturamottaker. Dette er informasjon du legger til når du redigerer på kundekortet til kundene dine. Når du har valgt mottaker vil den automatisk fylle inn de betingelsene som er valgt.

 

3. Når alle felter er fylt inn etter behov er du klar for å legge til produkter, du kan nå lagre fakturaen og produktlinjer vil dukke opp. Produkter legges til på samme måte som da du valgte fakturamottaker. Du kan velge om du vil skrive inn et produktnummer, navn, eller ved å trykke på ikonet for å åpne et søkevindu.

 

4. Fakturaen er nå ferdigstilt og du kan trykke på “Lagre”. Fakturaen som ble opprettet vil ligge i fakturafanen “Åpen” til du er klar til å sende den til kunde.

OBS!: Det er viktig at du passer på at fakturaen stemmer før du fortsetter til neste steg. Etter at faktura går videre i prosess vil du ikke kunne redigere og foreta endringer på fakturaen og dersom det er feil på faktura blir du nødt til å kreditere.

 

5. Nå er faktura klar til å godkjennes, pass derfor på å gjøre en avhuking på de fakturaene du ønsker å godkjenne. Du kan nå trykke på “Handlinger” og velge “Godkjenn”.

OBS!: Når du trykker på “godkjenn” vil det dukke opp en advarsel om at du er i ferd med å godkjenne faktura. Dersom faktura er riktig kan du trykke på “Ok”. Når faktura er godkjent vil den få et fakturanummer og den er klar til siste steg i prosessen.

Etter at faktura er godkjent havner du i fakturafane “Godkjent”. Nå gjentar du steg 5 men denne gangen velger du “Effektuer” under handlinger.

6. Faktura er nå ferdig og i det du effektuerer faktura vil et siste vindu dukke opp. Om faktura skal sendes per post velger du å skrive ut papirkopier. Dersom kunde skal motta faktura per e-post blir den automatisk sendt og om du sender via EHF velger du det i det nye vinduet som dukker opp etter at faktura er effektuert.

 

 

 

Produkter

 

Produkter i Webofficeone kan legges til ved å trykke på Faktura > Produkter i modulmenyen til venstre. Her kan du gruppere produktene dine etter behov og du velger selv om du ønsker å opprette produktene dine manuelt, eller om du foretar en import fra Excel-fil.

Neste menypunkt:

• Kreditere

Dersom du ønsker å importere en produktliste kan du starte denne prosessen ved å trykke på høyre musetast på produktgrupper.

 

Når du velger å importere fra Excel blir du spurt om å velge fil for deretter å definere og matche feltnavn mot importformatet vårt. Da bør Excel-filen din se ut som på bilde nedenfor.

 

For å legge til et nytt produkt manuelt velger du dette fra verktøylinjen.

 

Pass på at du fyller inn data i feltene vist ovenfor. Dersom det feks ikke skal være noen verdi i “Innpris-feltet” eller “Leveringskostnad” så setter du verdi 0. Merk at du ikke trenger å være i den aktuelle produktgruppen for å legge til et produkt, produktgruppe kan du velge utifra nedtrekkslisten på toppen.

Husk å lagre når du er ferdig.

 

 

 

Kreditere

 

Kreditere faktura i Webofficeone er ikke tidskrevende samtidig som det er en enkel prosess. Det første du må gjøre er å finne fakturaen som ønskes kreditert, dette gjør du ved å gå til fanen “Effektuert”. Når du har funnet fakturaen kan du trykke på redigerings-ikonet plassert helt til venstre, denne handlingen vil ta deg inn på fakturaen og du kan trykke på “Krediter” øverst på verktøylinjen.

Fakturaen vil bli markert med status “Kreditert” og det vil automatisk bli opprettet en kreditnota i fanen “Åpen”. For å fullføre krediteringen kan du gjøre en avhuking på kreditnota, godkjenne og effektuere den.

Neste menypunkt:

• Fakturatype – Post / E-post / EHF

 

 

 

Fakturatype – Post / E-post / EHF

 

Fakturatype bestemmer hvordan kundene dine skal motta faktura. I Webofficeone støtter vi tre forskjellige fakturatyper: Papirutskrift, e-post og EHF. Fakturatype defineres på kundekortet.

Søk opp kontakten i CRM, velg å redigere på kontakten og gå til fanen “Fakturainfo”. Her kan du bestemme fakturatype alt etter hva du eller kunde ønsker å benytte.

Neste menypunkt:

• KID

Merk: For at du skal kunne benytte EHF som fakturatype må kunde være registrert mottakelig for EHF. I tillegg til dette må det ligge data i følgende felter på kundekortet:

– Gyldig org.nr.
– Postadresse, postnr, poststed
– Data i referansefelt

Etter at du oppretter ny faktura vil systemet kunne detektere om mottaker av faktura kan motta EHF og vil tilby seg å endre fakturatype til EHF, om dette gjøres går du inn på kundekort og passer på at det er fylt inn korrekt informasjon på kunden din som nevnt ovenfor.

 

 

 

KID

 

Vi tilbyr våre brukere å benytte KID ved fakturering. For at KID-struktur kan settes opp er du nødt til å ha en avtale med banken din. Så fort denne avtalen er på plass kan KID-strukturen settes opp og dette gjøres i kontrollpanelet.

Neste menypunkt:

• Automatisk innlesing av OCR

1. Gå til kontrollpanel > Faktura > Fakturaoppsett.

2. Se på avtalen du gjorde med banken din og sett opp strukturen deretter.

Merk: Pass på å velge riktig fakturamal ved bruk av KID. Malen heter “Faktura med KID” og den bør settes på papirkopi samt e-post som på bilde nedenfor.

Skulle du ha behov for assistanse ved oppsett av KID kan du kontakte vår support.

 

 

 

Automatisk innlesing av OCR

 

For å få automatisk oppdatering av betalingsstatus i Webofficeone gjør du følgende:

– Send en e-post til “payment-agreement-changes-no@nets.eu”. E-posten må inneholde følgende:

Be om at OCR data for “ditt firmanavn”, bankkontonr.: kontonummer sendes til Proweb AS (ID: E120804).

NB! VIKTIG! Dersom du allerede henter betalingsdata direkte fra NETS til f.eks. økonomisystem e.l er det viktig at du skriver i e-posten at dette er i tillegg til og ikke i stedet for det som allerede ligger registrert der. Noen av våre kunder har alt satt opp automatisk henting av OCR data – dere behøver ikke foreta dere noe.

Neste menypunkt:

• Kombinere faktura

 

 

 

Kombinere faktura

 

Har du behov for å slå sammen en eller flere faktura kan dette løses på en enkel måte.

Gå til fakturafane “Åpen” > Huk av for fakturaene du ønsker å slå sammen > Trykk på “Handlinger” og velg “Kombiner”.

 

 

 

Tilbake til meny