Oppdragsmodul for tolkeformidling

Hurtiglenker:

• Registrere ny bestilling
• Forespør tolk
• Avbestilling / Endring

 

 

 

 

Registrere ny bestilling

For å registrere en ny bestilling går du til “Oppdrag” i menyen til venstre og deretter velger du “Nytt oppdrag”. Dette gjøres manuelt slik det er demonstrert nedenfor dersom du får inn bestilling per telefon, eller e-post.

Det er også en mulighet å gjøre dette steget fra Timeline. Med sjekk mot tilgjengelighet kan du gå til “Timeline” som ligger på verktøylinjen, velge språk du ønsker å se et utvalg tolker fra, bruke “dra og slipp” metoden for å markere tidspunktet oppdraget gjelder for og velge “Nytt oppdrag”.

Oppdragsgiver

Når du foretar registreringen begynner du med å legge til Kunde og Kontaktperson (bestiller).

Om behovet skulle melde seg og du trenger å legge til flere kontaktpersoner på bestillingen kan du trykke på den blå knappen “Oppsett” og “Legg til”.

• Denne funksjonen vil foreslå en eksisterende kontaktperson med tilhørighet til bestillers firma, men du kan velge å skrive inn manuelt.

 

Fakturainfo

“Fakturer oppdragsgiver” – Hvis faktura ikke skal sendes til avdelingen / firmaet du får bestillingen fra kan du fjerne avhuking fra denne boksen og søke opp ny fakturamottaker.

Kundens referanse og Kundens ordrenummer vil hentes inn automatisk hvis det er satt opp på kunden i CRM, ellers skrives dette inn manuelt. Grunnen til at dette er en del av registreringen er fordi dette er opplysninger som blir med når det genereres faktura.

 

Oppdrag

Her fyller du ut detaljene rundt oppdraget, dette er informasjon som distribueres til både bestiller og tolk for bekreftelser og generelle opplysninger.

• Oppdragsnavn er valgfritt og kan tilpasses egne rutiner
• Oppdragstype: Dette er et viktig steg for å opplyse tolken om hva slags type tolking som er bestilt, og et ledd som er med på å koble opp betingelser.  I de aller fleste tilfeller vil det foreslåes betingelser etter at du har valgt kunde og deretter oppdragstype på oppdraget.
• Beskrivelse: Bruksområdet er valgfritt og kan tilpasses egne rutiner, men som regel blir dette brukt til å formidle informasjon til oppdragsgiver.
• Interne notater: Kun synlig for dere internt og formidles ikke videre til tolk eller bestiller.
• OBS: Dette feltet vises med en synlig rød markering. Dette er en av kolonnene som blir med i oppdragsmodulen og informasjon i dette feltet er synlig hvis du går inn på oppdragets oversikt.
• Start og slutt: Slutt-dato foreslåes som den samme datoen som start-dato og dette kommer med på aktiviteten. Denne datoen er når oppdraget skal utføres.
• Ansvarlig person: Brukeren som har registrert bestillingen i løsning.
• Tolkeart: Tolkeart velges ut ifra definerte kriterier

 

Generer aktivitet

• Fakturakommentar: Dette er et tekstfelt som er koblet opp mot bestillingskjemaet på nett (for bestillere). Informasjon i dette feltet blir overført til faktura sammen med resten av aktivitetsopplysningene. Kan skrues av i et oppsett dersom det ikke er ønskelig.
• Info til tolk/oversetter: Informasjon dere ønsker å gi tolken. Dette er valgfritt og brukes etter egne rutiner.
• Pasientnavn:
• Start og slutt: Tolketidens varighet.
• Dato: Dato blir foreslått fra forrige fane og kan overstyres ved behov.
• Språk: Velg påkrevd språk fra nedtrekslisten.
• Kjønn: Velg påkrevd kjønn fra nedtrekslisten.
• Ansatt: Dette er kun hvis du skal koble tolk direkte på aktiviteten uten å forespørre først.
• Timetype & Tillegg: Hentet automatisk fra betingelser grunnet kobling mellom kunde og oppdragstype.
• Oppdragsadresse & Oppmøteinformasjon: Fyll ut feltene slik at du kan formidle til tolken hvor en skal møte opp og hvordan en kommer seg frem til destinasjonen.

 

For å kunne søke etter tolker kan du gjøre dette fra denne visningen ved å trykke på den blå knappen markert med rødt ovenfor, eller du kan se neste avsnitt for tilordning fra eget grensesnitt.

1. Trykk på den blå forstørrelses-knappen for å starte søket
2. Et nytt vindu vil åpne seg og du velger hvilke tolker du ønsker derfra

 

Når utvalget er lagt til kan du velge forespørsels intervaller og om det skal sendes ut forespørsel på e-post og / eller SMS. Når du er klar huker du av for “Automatisk forespørsel” og lagrer aktiviteten.

Merk: Denne funksjonen vil forespørre fra topp til bunn så arranger tolkene i den rekkefølgen som passer deg best.

 

 

 

 

Forespørsel tolk automatisk

Så langt har du registrert en bestilling, betingelser er koblet til, krav til språk og kjønn er satt på og nå må du finne en tolk til å ta oppdraget.

Hvis du går til fanen “Tilordne tolketjenester” skal det være en notifikasjon som indikerer at her er det et oppdrag som krever din oppmerksomhet.

For å kunne søke etter tolker som passer kriteriene på aktiviteten trykker du på “Tilordne”

 

Når du trykker på “Tilordne” vil du få mulighet til å redigere på det aller meste av opplysningene som ligger registrert i bestillingen. Du kan bla deg nedover til du kommer til “Ansatt:” og deretter trykker du på “Søk” og systemet vil da søke gjennom alle tolkene dine og vise deg de tolkene som har spesifikasjonene som du satte på aktiviteten tidligere.

Når søket treffer blir du presentert med et utvalg tolker. Sorter gjerne på kolonner og når du vet hvilke tolker du vil legge til i listen over kommende forespørsler huker du av bak hver tolk som vist på bilde nedenfor, og trykk “Legg til”.

 

Når utvalget er lagt til kan du velge forespørsels intervaller og om det skal sendes ut forespørsel på e-post og / eller SMS. Når du er klar huker du av for “Automatisk forespørsel” og lagrer aktiviteten.

Merk: Denne funksjonen vil forespørre fra topp til bunn så arranger tolkene i den rekkefølgen som passer deg best.

 

Forespørsel tolk manuelt

Så langt har du registrert en bestilling, betingelser er koblet til, krav til språk og kjønn er satt på og nå må du finne en tolk til å ta oppdraget.

Hvis du går til fanen “Tilordne tolketjenester” skal det være en notifikasjon som indikerer at her er det et oppdrag som krever din oppmerksomhet.

For å kunne søke etter tolker som passer kriteriene på aktiviteten trykker du på “Tilordne”

Når du trykker på “Tilordne” vil du få mulighet til å redigere på det aller meste av opplysningene som ligger registrert i bestillingen. Du kan bla deg nedover til du kommer til “Ansatt:” og deretter trykker du på “Søk” og systemet vil da søke gjennom alle tolkene dine og vise deg de tolkene som har spesifikasjonene som du satte på aktiviteten tidligere.

Når søket treffer blir du presentert med et utvalg tolker. Sorter gjerne på kolonner og når du vet hvilke tolker du vil legge til i listen over kommende forespørsler huker du av bak hver tolk som vist på bilde nedenfor, og trykk “Legg til”.

 

Tolkene er nå lagt til på aktiviteten og kan forespørres. For å starte forespørringen huker du av på den tolken du vil spørre og trykker på “Lagre” øverst på verktøylinjen.

Et nytt vindu vil dukke opp når du lagrer slik at du kan sende ut forespørselen.

 

Når forespørselen er sendt ut vil du se en liten oversikt over statusen på forespørselen.

Fargekoder:

Grønn: Indikerer at en eller flere tolker har svart JA
Rød: Indikerer at en eller flere tolker har svart NEI
Svart: Indikerer antall tolker som har mottatt forespørsel på dette oppdraget
Grå: Indikerer antall tolker i forespørselliste som ikke er forespurt enda

 

Når tolk svarer “Ja” vil dette indikeres med en grønn farge på oversikten over forespørsler. Da kan du trykke deg inn på “Tilordne” igjen og bla deg ned til du finner forespørselslisten. Herfra kan du gjøre en avhuking på tolken som svarte “Ja” og trykke på “Lagre”. Du har nå skaffet en tolk til å utføre oppdraget og du kan sende ut bekreftelser til kunde og tolk.

 

 

 

Avbestilling / Endring

Avbestilling: Mindre en 24 timer til utførelse

Når kunde avbestiller en bestilling vil dette synliggjøres fra verktøylinjen med en rød notifikasjonsboble. Ved avbestillinger mindre en 24 timer må du gjøre noen enkle grep for å åpne tolkens tilgjengelighet.

Begynn med å trykke deg inn på oppdraget som er avbestilt.

 

 

 

Huk av aktivitet -> Trykk deretter på “Handlinger” -> Velg “Legg til status”

 

Velg “Statustype” -> Huk av for kun “Informer om ny status”. Her er det veldig viktig at aktivitet ikke settes til inaktiv hvis det er 24 timer eller mindre. -> Trykk “Lagre” når du er ferdig.

 

Et vindu for bekreftelser vil sprette opp og du kan sende ut en avbestillingsbekreftelse til kunde og tolk.

Neste steg vil være å bekrefte aktiviteten som “Utført” og deretter gjøre tolk tilgjengelig.

Merk aktivitet med en avhuking -> Trykk på “Handlinger” -> “Bekreft utført”.

 

Deretter setter du tolk til tilgjengelig ved å trykke på:

“Handlinger” -> “Vis tilordnet som tilgjengelig”

 

Nå har du foretatt avbestilling, informert om avbestillingen og tolkens tilgjengelighet er åpen slik at tolken kan forespørres på andre oppdrag i samme tidsperiode. Gå tilbake til “Avbestilling / Endring” og bekreft avbestillingen utført.

 

 

Endring:

Når bestiller forespør en endring vil dette gjøres synlig fra verktøylinjen med en rød notifikasjonsboble. I oversikten over forespurte avbestillinger / endringer vil det stå hva som ønskes endret i kolonnen “Forespurt endring”.

Før dere kan foreta endringen bør dere følge interne rutiner for hvordan dette skal avklares med tolk. Her vil det være gunstig å høre med tolken om hun kan tolke på forespurt dato slik at dere vet om dere blir nødt til å forespørre nye tolker eller ikke.

For å foreta endringen kan du trykke på oppdragsnummeret som vist på bilde nedenfor og deretter utfører du endringen.

Når du har foretatt endringen må du sende nye bekreftelser til kunde og tolk. Da gjør du en avhuking på aktivitet og trykker “Send på nytt” -> “Send ordrebekreftelse”.

 

Når du har merket endringen som utført i dialogboksen vil endringen bli streket over i oversikten deres og da vet dere at endringen er ferdig. For å fjerne endringsforespørselen fra oversikten trykker du på “Bekreft endring utført”.

 

 

Tilbake til meny