Nytt oppdrag

 

I det nye grensesnittet ønsker vi å vise relevant informasjon til enhver tid, når feltene er fylt ut og du skal fortsette å registrere oppdraget skal fanene du er ferdig med lukkes slik at du kan fortsette i neste fane. Du kan velge å navigere deg gjennom registrering av oppdrag med “TAB”-tasten på tastaturet, eller ved å bruke datamus. Dersom du bruker TAB vil fanene lukkes automatisk og du vil komme til et nytt felt hver gang du trykker på TAB.

Merk: Om en fane lukkes kan den åpnes opp igjen ved at du trykker på den.

1. Oppdragsgiver

Skulle du ha behov for å sende bekreftelser til flere kontaktpersoner kan du legge til det ved å trykke på “Oppsett” for kontaktpersoner som vist på bilde nedenfor.

2. Fakturainfo

Kundes referanse og ordrenummer skrives inn manuelt nedenfor, eller ved å sette fast referanse / ordrenummer på kundekort i CRM under fanen “Fakturainfo”, dette hentes inn automatisk når du knytter oppdragsgiver til oppdraget.

 

3. Oppdrag

4. Standardinnstillinger for betingelser

Her kan du velge om du vil tilpasse oppdragets betingelser manuelt, eller om du velger å bruke en timetypemal du har opprettet på forhånd. 

Hvis du ikke bruker en timetypemal og heller ønsker å sette opp dette manuelt trykker du på Timetyper: “Oppsett” > “Tilpass”, eller så velger du mal fra nedtrekkslisten.

 5. Generer aktiviteter

Opprett aktiviteter for periode
Her velger du hvordan aktivitetene skal genereres i perioden du setter. Feks Hver dag, hver dag (ukedager), hver helg, hver uke osv.

Notat og beskrivelse
Du kan velge om du ønsker å bruke samme beskrivelse og notat som du skrev inn på oppdraget, dette er informasjon som kan sendes ut til oppdragsgiver. Alternativt kan du fjerne avhukingene og skrive inn ny tekst som er rettet direkte mot kandidat.

Start & Slutt-tid
Dette vil være arbeidstiden som settes på alle aktivitetene som opprettes i denne perioden. Hvis det skal være forskjellige arbeidstider i løpet av en uke kan du se lengere ned i veiledningen for bruk av arbeidsplan.

Dato
Dette er datoen første aktivitet opprettes for. Har du for eksempel valgt å opprette aktiviteter for periode vil det dukke opp et nytt felt under dato “Gjentagelse slutt”, denne gir deg mulighet til å  velge når perioden slutter som tilsvarer siste dag det blir opprettet aktivitet for.

Ansatt
Dette er kandidaten som skal utføre aktivitetene du oppretter.

Timetype
Timetype er lønn og fakturabetingelser, denne er opprettet på forhånd med data for hvor mye kandidaten skal lønnes og hvor mye oppdragsgiver skal betale for å ha kandidaten i arbeid.

 

 

 

Behandle aktiviteter

 

Når aktivitetene er opprettet er det viktig at de blir fulgt opp av kandidat og på et administrativt nivå. For å ferdigstille en aktivitet må den merkes som utført, fullført, lønn utbetalt og fakturert. Du har flere måter å oppnå dette på. Kandidaten selv kan få en brukerprofil med begrenset tilgang når aktivitetene opprettes, dette kan også gjøres manuelt i etterkant. Kandidaten bør selv logge seg på din løsning av Webofficeone og registrere timene sine, dette gjøres i et intuitivt grensesnitt.

Når timene blir registrert vil de aktivitetene kandidaten registrerte bli merket som utført. Det er opp til deg om du ønsker å sende disse timene til godkjenning til oppdragsgiver, eller om du manuelt setter aktivitetene som fullført.

1. Bekreft utført

Når aktiviteter ferdigstilles bør du eller kandidat merke disse som utført. Dette kan gjøres fra oppdraget ved å sette en avhuking på alle aktiviteter som skal behandles, deretter velge “Handlinger” og “Bekreft utført”. Denne statusen betyr at kandidat har utført arbeidet sitt for den aktuelle dagen / perioden.

 

Nedenfor får du et inntrykk av grensesnittet kandidaten får når kandidaten skal registrere timer.

Merk: Aktivitetene vil få et eget ikon som indikerer om de er:

Utført

Fullført

Lønn utbetalt

Overført til faktura

 

2. Bekreft fullført

For å fullføre aktivitetene kan du selv merke aktivitetene som skal fullføres med en avhuking, eller du kan sende de til godkjenning. Om du velger å sende de til godkjenning må det settes opp i oppdragsoppsettet ditt med en mal som du selv har opprettet. Da vil det gå ut en e-post og en SMS som informerer oppdragsgiver om at det er timer som er ferdigstilte og som må godkjennes. I denne e-posten vil det ligge en link som fører oppdragsgiver til godkjenning av timer, alternativt kan det opprettes en oppdragsgiver-bruker som kan benyttes i stedet for link.

 

 

3.  Bekreft lønn utbetalt

Kriteriet for å kunne hente ut en lønnsrapport i Webofficeone er at aktivitetene skal være utført og fullført. Du kan på lik linje med de andre markeringene gjøre dette manuelt, men dette kan gjøres for en hel periode av gangen slik at du ikke er nødt til å gå inn på hvert enkelt oppdrag og markere aktivitetene manuelt. For å hente ut en rapport kan du gå til Oppdrag > Rapporter. Her har vi et utvalg lønnsrapporter som er spesialtilpasset eksterne programvarer.

 

Når du har valgt lønnsrapport kan du velge hvilken periode du ønsker å ta ut rapporten for. I perioden du henter ut vil den ta med seg alle aktiviteter som er utført og fullført. Det kan lønne seg å trykke “Vis rapport” og der det er mulighet “Sjekk rapport” for å se at alt stemmer og at det ikke foreligger mangler. Når filen ser ok ut kan du ta ut rapporten på nytt og huke av for “Bekreft lønn utbetalt” og aktivitetene vil få en ny markering.

Merk: Om det bekreftes lønn utbetalt og du oppdager feil i lønnsfilen må du kontakte vår supportavdeling. Det er fordi aktivitetene ikke kan hentes ut i ny rapport for samme periode når aktivitetene har fått markeringen “Lønn utbetalt”. Vi må derfor låse opp aktivitetene ved å fjerne denne markeringen slik at du får hentet ut rapporten på nytt.

 

 

4. Overfør til faktura

Når aktiviteter skal overføres til faktura har du to måter å gjøre dette på. Du kan velge å gå inn på et oppdrag, huke av aktiviteter og velge “Handlinger > Overfør til faktura”. Da vil du få opp en oversikt som gir deg mulighet til å gå over aktivitetene som er i ferd med å bli overført. Når du trykker på overfør til faktura vil aktivitetene merkes med et fakturaikon “” og det vil ligge en faktura i fanen “åpen” i fakturamodulen.

 

 

 

 

 

Alternativ to vil være å overføre aktiviteter til faktura fra “Alle aktiviteter / tolketjenester”. Dette er en oversikt som viser alle aktiviteter som er klare til å faktureres. I denne oversikten kan du sette filtreringen til å vise “Godkjent, ikke fakturert”. Videre vil du kunne huke av for alle aktivitetene du ønsker å overføre til faktura, velge “Handlinger” og overfør.

 

 

 

Arbeidsplan

 

Om du benytter arbeidsplan er det greit å vite hvordan du skal bruke den på best mulig måte når du skal opprette et nytt oppdrag. Vi ønsker ikke at dette skal være en tidskrevende prosess og det er derfor viktig å vite hvor du finner det du trenger.

1. Sett betingelser

Husk å sett opp timetypene på oppdraget. Her kan du velge om du vil tilpasse oppdragets betingelser manuelt, eller om du velger å bruke en timetypemal du har opprettet på forhånd. 

Hvis du ikke bruker en timetypemal og heller ønsker å sette opp dette manuelt trykker du på Timetyper: “Oppsett” > “Tilpass”, eller så velger du mal fra nedtrekkslisten.

 

 

2. Velg arbeidsplan

Når du skal velge arbeidsplan gjør du det på akkurat samme måte som da du satte opp betingelsene på oppdraget. Du kan velge om du vil bruke en forhåndsopprettet arbeidsplan, eller om du tilpasser denne manuelt kun for dette oppdraget.

Hvis du skal lage arbeidsplanen manuelt trykker du på Tilpassede arbeidsplaner: “Oppsett”. Nå kan du velge om du bygger videre på en eksisterende arbeidsplan, eller om du starter på nytt. Skal utgangspunktet ditt være en blank arbeidsplan velger du “Ingen” i nedtrekkslisten og ønsker du å gjøre noen få justeringer på en eksisterende arbeidsplan velger du riktig fra samme nedtrekksliste og trykker “Legg til”.

 

 

Om du skal bruke en forhåndslaget arbeidsplan kan du benytte nedtrekkslisten til høyre “Standard arbeidsplan” og denne vil automatisk bli foreslått når du skal generere aktiviteter for periode.

 

 

3. Generer aktiviteter

Når betingelser og arbeidsplan er valgt på oppdraget skal du generere aktiviteter.

Opprett aktiviteter for periode
Øverst vil periode for aktiviteter være definert av arbeidsplanen du har lagt til på oppdraget, hvilke dager kandidaten skal jobbe og hvilke dager kandidaten har fri.

Start og slutt-dato
Hentes fra oppdragets start og slutt-dato. Dette kan overstyres ved å velge ny dato.

Start arbeidsplan på dag
På arbeidsplanen din vil første rubrikk representere dag 1, her velger du hvilken dag i arbeidsplanen kandidaten din skal begynne å jobbe på.

Om du ønsker å legge til flere kandidater på samme oppdrag kan du trykke på “Ny aktivitet”. Perioden du nettopp opprettet for kandidaten din vil slå seg sammen i en egen fane i bunnen av siden, dette er demonstrert i bilde nedenfor.

 

 

4. Ansatte

Siste fanen er oversikt over ansatte som er tilknyttet oppdraget. Her kan du se hvilke arbeidsplan som er gjeldende for hver ansatt og du kan endre arbeidsplan dersom det i ny periode skal benyttes en annen. Du kan også legge til ansatte som enda ikke har noen tilknytning til oppdraget og spesifisere når de skal begynne på valgt arbeidsplan og hvilken dag.

 

1. Oversikt over ansatte tilknyttet oppdraget

På bilde nedenfor ser du hvilke ansatte som er tilknyttet oppdraget, hvilke betingelser de har, arbeidsplan, dato og start arbeidsplan på dag.

 

Dersom du skal utvide periode fra arbeidsplan og du ønsker å bytte arbeidsplan på kandidaten kan du endre dette ved å velge ny arbeidsplan fra nedtrekkslisten i denne oversikten. Da vil den nye arbeidsplanen være grunnlaget for aktivitetene i den nye perioden. 

 

2. Legg til ansatt

Du kan velge å legge til en ansatt på oppdraget hvor det enda ikke er generert aktiviteter. Da trykker du på “Legg til ansatt” og du kan velge hvilken arbeidsplan som skal benyttes, når perioden skal starte og på hvilken dag i arbeidsplanen. Hensikten her er at kandidat kan selv logge seg på og registrere timer. Selv om det ikke er generert aktiviteter for noen periode enda vil den legge til arbeidstid utifra det som står i arbeidsplanen for den aktuelle dagen fra oppdragsbruker-grensesnittet.

 

 

Tilbake til meny